Attālinātai komandas darba snieguma vadībai  un ātrai informācijas apmaiņai

1. Izvēlies un vienojies ar komandu – kādus informācijas apmaiņas kanālus izmantosiet, lai sazinātos situācijā, kad komanda pilnībā vai daļēji strādā attālināti;
2. Nosaki regulāros sazināšanas laikus (diena, laiks, ja nepieciešams – vairākas reizes dienā) individuālām sarunām ar komandas locekļiem un komandas virtuālajām sanāksmēm.  Komandām ieteicams sazināties vismaz reizi nedēļā noteiktajā dienā un laikā ar nosacījumu, ka visas ārpuskārtas ziņas, kas attiecas uz komandu kopumā tiek izziņotas un komunicētas pēc nepieciešamības un nekavējoties;
3. Ar komandu vienojies par kārtību, kā tiek risināti neskaidrie jautājumi un problēmsituācijas, kas rodas, strādājot attālināti. Vadītāja primārais uzdevums – maksimāli ātri novērst šķēršļus,  kas kavē efektīvu attālinātu darba izpildi;
4. Veiciet attālinātas sanāksmes izmēģinājumu - vienojieties par dienu un laiku, kad visi sazināsieties iepriekš izvēlētajā kanālā un/vai izveidotajā e-vidē;
5. Pārrunā un pārliecinies, ka visi komandas locekļi saprot tehniskos un organizatoriskos nosacījumus, kā arī uzņēmuma prasības, strādājot attālināti, piemēram, par dokumentu glabāšanu, sūtīšanu u.tml.;
6. Gatavojies plānotajām sanāksmēm! Uzturi pastāvīgu komandas saikni ar uzņēmumu, pastāstot par aktualitātēm, izmaiņām;
7. Vienojies par individuāliem un kopējiem uzdevumiem komandai, nosakot atbildīgos un termiņus. Aicini atbildīgos pierakstīt definētos uzdevumus un termiņus. Pieraksti tos arī pats;
8. Veido un uzturi kopēju elektronisku pārskatu par uzdevumu izpildes progresu un rezultātiem. Esi prasīgs, nodrošinot, ka definētie uzdevumi tiek paveikti noteiktā apjomā, kvalitātē un laikā.

Mērķi ir svarīgi vismaz divu veidu situācijās. Pirmkārt, mērķis nepieciešams ikvienai sanāksmei, otrkārt, pati mērķa definēšana (gadam, projektam u.tml.) var kļūt par sanāksmes/ tikšanās mērķi.

Ja sanāksmei iztrūkst mērķa vai tas nav ticis pietiekoši skaidri komunicēts, iespējams saņemsiet tādus komentārus kā: “par ko mēs te vispār runājam?”, “mēs te pa apli ejam”, “kādēļ es te esmu uzaicināts?”, “ko te no manis vispār grib?” u.tml. Vēl sliktāk, ja šie paši jautājumi paliks skaļi neuzdoti, jautātājam “iekšēji cepoties” vai izsakot negatīvus komentārus ārpus sanāksmes telpas.

Savukārt, ja mērķa nav, tā iztrūkst komandas darbībai kopumā (gadam, ceturksnim, projektam u.tml.), tas var radīt vēl nopietnāku jezgu un vienmēr vilšanos, tostarp ar finansiālām sekām, kā piemēram, gada beigās konstatējot, ka “tas nav tas, ko es no tevis/jums gribēju”, “bet tu man teici/ neteici… es sapratu savādāk”, “kāda jēga tam, ko mēs darām” u.tml.

Ko vadītājs var darīt, lai izvairītos no iepriekšminētā:

-pirms katras komandas darba sanāksmes vēlams jau iepriekš nokomunicēt tikšanās mērķi;
-pārdomāt aicināto dalībnieku ierašanās nolūku (kāpēc viņam vai viņai jāpiedalās konkrētajā sanāksmē);
-ja nepieciešams – šo pamatojumu arī nokomunicēt;
-uzsākot komandas sanāksmi/ tikšanos, vienmēr vēlreiz atkārtojiet un uzsveriet satikšanās mērķi;
-sanāksmes laikā šo mērķi turiet fokusā, neļaujot aizplūst pie sarunas pie citām varbūt svarīgām, bet tomēr ar konkrēto mērķi nesaistītām tēmām;
-sanāksmes noslēgumā pārdomājiet- kas kontekstā ar mērķi paveikts, kas izpalicis;
-veidot ieradumu, noslēdzot iepriekšējo un sākot jauno gadu, izvērtēt sasniegto un vienoties par jauniem mērķiem;
-regulārajās sanāksmēs sekot līdz mērķu izpildei, ja nepieciešams, tos papildinot vai precizējot;
-vismaz reizi ceturksnī komandā pārrunāt kopējo komandas darba sniegumu un progresu mērķu izpildē. Atcerēties, ka tas, ka katrs individuālais komandas loceklis ir efektīvs savu mērķu un uzdevumu izpildē automātiski nenozīmē, ka tāda ir arī komanda.

Trenē savas prasmes moderēt komandas darbu! Iegādā Team Stream un Planning for TeamStream komandas mērķu noteikšanai un izpildes uzraudzībai!

Moderējot savas komandas darbu (sanāksmi, prāta vētru u.tml.), vadītāji sastopas ar dažādiem šķēršļiem. Taču ir šķēršļi, kas vadītājam kļūst redzami tikai pēc sarunas. Pat, ja sanāksme noslēgusies uz pavisam pozitīvas nots un visi priecīgi dodas uz savām darba vietām, tas vēl neliecina, ka rīcība sekos.

Viena no vadītājiem pazīstamākajām grūtībām – “sanāksmē izrunājām, bet turpinājumā nekas nenotiek… it kā nebūtu runājuši”. Nākošajā sanāksmē visi atkal ir klāt, viens uz otru skatās un  brīnās, varbūt pat ar slāpētu sašutumu blakussēdētājam noburkšķ, ka “te jau nekas tāpat nevirzās uz priekšu”.

Kas par vainu, jautāsi? Ko ne tā dari pats vai komanda un kāpēc tā notiek? Iemesli var būt dažādi, bet būtiskākie visbiežāk ir:

• Neviens neko nepieraksta. Mūsu atmiņa nav tik pilnīga, lai cik lielīgi par to mēs dažkārt neizteiktos. Sanāksmju daudz, atmiņas ietilpības maz. Tāpēc paradums pierakstīt, profesionālim no malas raugoties, uzreiz liecinās par to, ka – visticamāk pierakstītājs ar pierakstīto informāciju kaut ko darīs, darbība visticamāk sekos,
• Sanāksmes noslēgumā nav vienošanās – kas, kad, kā, ar ko utt. uzņemsies un izdarīs konkrēto aktivitāti. Nereti pēc sanāksmes vai prāta vētras sienas ar idejām nolīmētas; visi savas idejas un sāpi izrakstījuši, bet apņemšanās un reālas rīcības uzņemšanās neseko. Nereti vadītājs un komanda pat saka, “bet mēs taču izrunājām”…Atceries, ka bez konkrētas vienošanās par soļiem un atbildīgajiem pats no sevis nekas nenotiek,
• Sanāksmē atklāti nerunā par šķēršļiem, kas kavē izdarīt uzdevumus sarunātajā termiņā. To var veicināt vēsturiski izveidojusies kultūra “mēs visu varam”,  kurā netiek akceptēti iebildumi un sarunas par problēmām (tās skaisti saucot par iespējām), tomēr realitātē tāpat visi visus termiņus kavē,
• Galējā pretestība, kad vairs netiek diskutēts par/ pret, darīt/nedarīt, bet vienkārši klusējoša protesta formā uzdevumu jau “ieplāno” nepaveikt u.c.,

Ko vadītājs var darīt, lai rīcība  pēc sanāksmes sekotu:

• laipni, pacietīgi mācīt un skaidrot sanāksmes pierakstu jēgu. Pierakstīšanu veicinās paša vadītāja paraugs, to darot, un pierakstīšanu veicinoši apstākļi sanāksmes vietā – piemēram, uz galda uzliktas baltas lapas un zīmuļi, elektroniskas sanāksmju piezīmju sagataves, ko rotācijas kārtībā katrs sanāksmes dalībnieks regulāri pilda u.tml.,
• pēc katra pārrunātā jautājuma, identificētās problēmas – mudināt identificēt turpmākos soļus (kaut vienu), noteikt atbildīgo, vienoties par nepieciešamo atbalstu no pārējiem, ja tāds nepieciešams, noteikt termiņus u.tml.,
• sanāksmes, komandas darba beigās vienmēr sagatavot kopsavilkumu par pārrunāto, uzsverot vienošanās par turpmākajām rīcībām, atbildīgajiem termiņiem,
• ja viss iepriekšminētais tiek izmantots, bet tomēr pamani, ka termiņi tiek kavēti, uzdevumi netiek pildīti – pārrunā izveidojušos situāciju ar katru komandas dalībnieku individuāli. Iespējams individuāla saruna dos vērtīgu padomu, kāpēc šāda situācija izveidojusies un kā to risināt!

Apmāci savu komandu gatavoties komandas darbam (sanāksmēm, prāta vētrām); noturēt  fokusu komandas darba laikā un katram fiksēt (kā arī pēc tam īstenot!) uzdevumus, kas tika identificēti komandas darba laikā. Uzņemies atbildību, rādi priekšzīmi, kā arī māci savu komandu uzņemties atbildību par kopīgi pieņemtajiem lēmumiem.

Autores: Anda Kalniņa- Stūrīte un Gitāna Dāvidsone

Trenē savas prasmes moderēt komandas darbu, raugies pēc tuvākā Team Stream atvērtā kursa! 

Vadot komandas sanāksmi, prāta vētru u.tml., nereti vadītāji sastopas ar dažādiem šķēršļiem. Viena no šādām situācijām - kāds no komandas locekļiem visās situācijās, tēmās zina visu vislabāk un mīļuprāt, ar lielu azartu savas idejas vēlas paust arī citiem. Mēdz būt arī  tādi “prātvēderi”, kas zina labāk par tevi, kā vadīt diskusiju un labprāt to arī pārņemtu – ja tik “dotu mikrofonu”.

Grūtāk, ja šīs pazīmes ir novērojamas tevī pašā, piemēram, tev šķiet, ka tu jau zini risinājumu, tik nepieciešams saņemt komandas apstiprinājumu savam viedoklim. Ja neņem vērā savu paša Ego, tad, iespējams, tu varētu jautāt - kas gan tur slikts? Būtiskākie mīnusi - komandas dalībnieku nevēlēšanās turpmāk uzņemties atbildību un iesaistes kritums komandā.

Kā pamanīsi šīs izpausmes citos:

• runā skaļi un pārtrauc citus,
• uz visiem taviem jautājumiem, cenšas atbildēt vai komentēt pirmais,
• aizņem “visu ēteru”, runā daudz, gari un ilgi, nereti arī ne par tēmu,
• savos spriedumos daudz izmanto vērtējošus apgalvojumus: šis ir pareizi, tas nestrādās u.tml.,
• “prātvēders” citus apsauks, pārtrauks, paskaidros, kāpēc otra viedoklis nav īsti labs u.c.

Kā pamanīsi šīs izpausmes sevī (ja būsi vērīgs un godīgs pret sevi):

• runā skaļi un pārtrauc citus,
• iespējams pamanīsi – ka lielāko sarunas laiku aizpildi tu,
• tevi kaitina citu “nīkulīgie” priekšlikumi vai šķiet, ka “neviens neko sakarīgu te vispār nepiedāvā”,
• tevi sadusmo, ka neviens nav gatavs piedāvāt risinājumus, tikai tu vienīgais;
• var pašam rasties jautājums “vai tiešām tikai es vienmēr varu atnest kādas idejas” u.tml.

Tāpēc vadītājam/ tev svarīgi:

• ja tās nav īsas informatīvās sanāksmes, kur tikai tu zini  un vari citiem nodot informāciju– centies maksimāli daudz izmantot atvērtus jautājumus, lai uzzinātu dalībnieku domas un viedokļus. Tie ir jautājumi, kas sākas ar “K” (kas, ko, kā, kad, kur u.tml.). Izvairies no “kāpēc” jautājumiem, jo tie veicina taisnošanos,
• uzklausi visu komandas dalībnieku priekšlikumus, domas, idejas, arī tad, ja šķiet, ka kāda ir “pilnīgi garām”. “Norokot” ideju un priekšlikuma paudēju vienreiz, panāksi, ka priekšlikumi no šī dalībnieka vairs neienāks,
• ja redzi, ka skaļākie, aktīvākie “aizņem ēteru” par daudz – aicini dot vārdu visiem, arī tiem, kas parasti klusē. Iedrošini klusētājus vai klusākos dalībniekus,
• komandas attīstības nolūkā vari piedāvāt laika limitu katram runātājam: tas visus organizēs; mācīs gatavoties sarunām; ļaus izteikties visiem, ne tikai skaļākajiem u.c.;
• par sarežģītākiem jautājumiem dod iespēju cilvēkiem apdomāties, ja nepieciešams, uzdodot vielu pārdomām dažas dienas pirms diskusijas.

Trenē savas prasmes iesaistīt komandas darbā visus. Māci arī savu komandu dot vārdu visiem, cienīt un rēķināties ar visu viedokļiem, domām, pat, ja tās nesakrīt ar vairākumu. Stāsti par priekšrocībām, ko dod komandas darbs. Komanda spēj sasniegt “sniega bumbas” efektu – uzklausīt daudzu cilvēku viedokli prasa laiku, bet, ja dalībnieki jūtas iesaistīti un iemācās vienoties, pieņemt kopīgus lēmumus – darbošanās kopīgu mērķu sasniegšanā ir jaudīga!

• Izmanto Time for Time Stream un kopā ar komandu mācieties dot vārdu, izteikties visiem komandas dalībniekiem!
• Apgūsti komandas darba moderēšanas prasmes, skaties, kad notiks nākošais Team Stream atvērtais kurss!

Vadot komandas sanāksmi, prāta vētru u.tml., nereti vadītāji sastopas ar dažādiem šķēršļiem. Viena no šādām situācijām  - kāds/-i no komandas locekļiem ignorē komandas darbu. Ignorēšanas līmeņi un intensitāte var atšķirties – no zemākām “frekvencēm” līdz pavisam augstām un pārējiem neciešamām.

Kā pamanīsi ignorēšanu:

• klusēšana, kura vienlaikus ir ļoti “pamanāma” un “runājoša”- tiešs, izaicinošs acu skats, smīns,
• aprautas frāzes vai ironiskas piezīmes, piebilstot, ka tās neattiecas uz sarunu,
• noslēgta ķermeņa poza,
• trūkst acu kontakta, novēršanās,
• formālas atbildes uz jautājumiem, vai neiesaistīšanās komandas darbā,
• pēkšņa aiziešana no tikšanās vai sanāksmes, attaisnojoties ar kādiem citiem iemesliem, u.c.

Tāpēc vadītājam/ tev svarīgi:

• jau pirms diskusijas, sanāksmes pārdomā katra komandas locekļa attieksmi un pozīciju pret izskatāmo jautājumu, īpaši, ja tas ir “karsts”,
• censties noskaidrot un izprast ignorēšanas cēloņus (vislabāk to veikt pirms tikšanās (ja ignorēšana paredzama), kādā pārtraukumā, pieaicinot un pārrunājot ar dalībnieku). Nav izslēgts – iemesls tevi var pārsteigt, izrādīties vienkārši risināms un nav nepieciešamas globālas korekcijas vai skaidrošanās komandā,
• kādās situācijās labāk panākt dusmīgu atbildi, bet atbildi, kas nāk no sirds nevis “lai jau klusē, ja ir tāds “āzis””. Pat dusmās izteikta pozīcija ir pozīcija un ar to var kaut ko darīt – risināt. Ņem vērā, ka dusmas, kas novedušas līdz ignorēšanai, ir dusmu augstākā oktāva,
• nereti ignorēšanu izraisa tevis paša (vadītāja) izteikumi vai rīcība komandas darbā: nevērīga, netaktiska attieksme, viedokļa neuzklausīšana, arī pieļaušana, ka komandas biedri viens otra viedokļus komentē, noniecina, necienīga izturas viens pret otru u.c.
• atceries, ka klusēšana ne vienmēr nozīmē ignorēšanu! Dalībnieks var klusēt, jo nezina, ko teikt, nav ideju, viedokļa; viņš jūtas neērti, ir samulsis.

Jebkurā no gadījumiem, centies uz dalībnieka ignorēšanu paraudzīties kā zīmi, kas tev vēsta kaut ko būtisku, ko līdz šim neesi sapratis vai ieraudzījis. Atceries – tavos spēkos ir veicināt ignorēšanas pārtraukšanu un iesaistes paaugstināšanu!

Piesakies uz savu komandas darba moderēšanas ēnošanu! Piedāvājam vienu izmēģinājumu bez maksas! Par ēnošanas īstenošanu uzzini vairāk, zvanot: Andai (29468884) vai Gitānai (29272629)!

Apgūsti komandas darba moderēšanas prasmes, skaties, kad notiks nākošais Team Stream atvērtais kurss!